智能密集柜功用强大操作简单，能够完成无序寄存，有序管理。当档案人员把档案放错时会有错误提示，另外智能密集柜能够停止智能查找定位，查找材料也将变得十分容易。一个纯熟的操作人员就能够管理一整个智能密集柜。

智能档案存取材料系统：智能密集柜的材料智能存取是树立在条形码录入和查询来完成的，只需在计算机管理界面输入所需查询的材料，系统会从数据库中停止查询，即可找到我们所需的材料。每列架体都会设置相应的液晶控制屏，能够再控制屏完成架体的单列、多列挪动、中止、靠拢等架体挪动。在查询材料的时分，在电脑终端经过字符停止查询，每次寄存档案都有很好的管理序号，有序的停止管理，再停止查找档案材料的时分，也是能够经过电脑操作马上的停止找到，便当快捷。

智能档案库房所谓一体化，是指将本来相互独立的个体经过某种方式停止分离，从而构成一个共同体的过程。档案库房一体化智能管理是指将档案库房运用互联网手腕与电子文件构成一个共同体，从而停止档案库房的管理工作，这是一种智能的管理办法，是现代科技开展的产物，也是档案库房必然的开展趋向。与传统档案库房相比拟，传统档案库房管理相对蠢笨，在运用时相当繁琐与费事，其对档案的维护效果也是极端不悲观的。与其同时，档案的数量也在日益增加，传统档案库房曾经无法满足人们对信息效率的请求，这就必定了传统档案库房管理终将被取代。

档案库房一体化智能管理是一个以“互联网 ”为根底，改善档案库房的管理，完成智能化管理，智能密集柜管理系统，从而省时省力。在日常工作中，运用传统库房档案管理，为了坚持档案的完好性，人们要及时做好档案的整理与分类归档，智能密集柜，做好防火防水的措施等，以防档案的丧失与破坏，而档案库房一体化智能管理则不存在此方面的顾忌，故档案库房一体化智能管理将常见于生活。